ייעוץ אוטומציה.
קודם בודקים אם זה משתלם.
רוב העסקים שמגיעים אלינו כבר יודעים מה הם רוצים לאטמט. מעטים יודעים לומר כמה דקות זה חוסך בשבוע, וזה המספר שקובע אם הפרויקט שווה את הכסף.
מה זה ייעוץ אוטומציה?
ייעוץ אוטומציה הוא שלב ההחלטות שלפני הבנייה: אילו תהליכים באמת שווה לאטמט, באיזה כלי, וכמה זמן ייקח עד שזה יחזיר את עצמו. בסופו מקבלים תוכנית עבודה כתובה שאפשר לבצע איתנו או עם כל ספק אחר. מיפוי ותוכנית מתחילים ב-3,200 ₪ לפני מע״מ.
איך מחשבים אם אוטומציה משתלמת
החשבון פשוט, ורוב מי שמוכר אוטומציות מדלג עליו.
כופלים את זמן הפעולה במספר הפעמים שהיא קורית ובעלות שעת עבודה. מולו שמים את עלות ההקמה ואת המנוי החודשי לכלי. זה הכל, ואין סיבה להתחיל בלי המספר הזה.
| רכיב | ערך |
|---|---|
| זמן לפעולה אחת | 7 דקות |
| פעמים ביום | 12 |
| זמן בחודש של 22 ימי עבודה | כ-31 שעות |
| בעלות שעה של 80 ₪ | כ-2,460 ₪ בחודש |
| הקמה ומנוי לכלי | 4,500 ₪, ועוד 150 ₪ בחודש |
| החזר ההשקעה | פחות מחודשיים |
אותה אוטומציה בדיוק, בעסק שמפיק שתי חשבוניות ביום, מחזירה את עצמה אחרי יותר משנה. זה לא אומר שאסור לעשות אותה. זה אומר שאת הכסף הזה כנראה עדיף להשקיע קודם בתהליך אחר.
יש גם רווח שלא נכנס לטבלה: טעויות העתקה שנעלמות ופניות שלא נשכחות. אנחנו לא מכניסים אותו לחשבון, כי מספר שאי אפשר לבדוק הוא מספר שקל לנפח.
באיזה כלי לבחור
השאלה הראשונה אינה איזה כלי הכי טוב, אלא אם צריך כלי בכלל.
בהרבה עסקים שתי המערכות כבר יודעות לדבר זו עם זו, ומישהו פשוט לא הפעיל את החיבור. זו האפשרות הזולה ביותר, והיא נבדקת לפני כל השאר.
| דרך | מתאים כש… | החיסרון |
|---|---|---|
| חיבור מובנה במערכת | שתי המערכות כבר תומכות זו בזו | מוגבל למה שהיצרן החליט לאפשר |
| Zapier | כמה תרחישים פשוטים ורוצים להתחיל מהר | המחיר עולה מהר עם מספר הפעולות |
| Make | תהליכים עם תנאים והסתעפויות | עקומת לימוד תלולה יותר |
| n8n על שרת שלכם | נפח גבוה, או מידע שלא רוצים להוציא לענן | מישהו צריך לתחזק את השרת |
ההמלצה שלנו נשענת על שני נתונים בלבד: כמה פעולות בחודש, ומי אצלכם יפתח את הכלי בעוד שנה כשמשהו יפסיק לעבוד. כלי שאף אחד בעסק לא יודע לפתוח הוא תלות, לא חיסכון.
ולפעמים המיפוי מגלה שאי אפשר לנסח את התהליך ככלל קבוע, כי כל פנייה מנוסחת אחרת. אז זו כבר לא שאלה של כלי אוטומציה אלא של שירות סוכני AI, וההחלטה הזו נכנסת לתוכנית.
מה כבר רץ אצלכם
חצי מהעסקים שמגיעים לייעוץ לא מתחילים מאפס. הם מתחילים מירושה.
התרחיש שחוזר אצלנו: פרילנסר הקים כמה תרחישים לפני שנתיים, על חשבון שרשום על המייל הפרטי שלו. מאז אף אחד לא נכנס, והעסק לא בטוח מה מהם עוד עובד.
ארבעה דברים שאנחנו בודקים בכל ביקורת
- על שם מי החשבון, ומה קורה ביום שהאדם הזה לא עונה לטלפון
- מה עדיין רץ, ומה נכשל כבר חודשים בלי שמישהו קיבל הודעה
- האם אותו מידע נכתב פעמיים, בשני מקומות שכבר לא מסכימים זה עם זה
- על מה משלמים, ולאיזה חלק מהמנוי יש בכלל שימוש
הממצא הנפוץ ביותר אינו תקלה אלא בזבוז: מנוי חודשי שממשיך לרדת מהכרטיס עבור תרחישים שמישהו השבית לפני שנה.
ויש מקרים שבהם מתברר שהבעיה בכלל אינה באוטומציות, אלא בכך שאין מקום אחד שבו נמצא כל לקוח. אז הצעד הראשון הוא בניית מערכת CRM לעסק, וכל חיבור בא אחריו.
מה מקבלים בסוף ייעוץ אוטומציה
מסמך אחד שאפשר לפעול לפיו, בלי שנהיה חלק מהביצוע.
- רשימת התהליכים לפי סדר החזר ההשקעה, עם החישוב של כל אחד
- המלצת כלי לכל תהליך, והנימוק שמאחוריה
- ממצאי הביקורת על מה שכבר קיים, ומה לכבות מיד
- הערכת זמן ועלות לביצוע, כדי שתוכלו להשוות הצעות
בשירות האוטומציות יש שעת מיפוי קצרה, והיא מכוונת לבנייה אצלנו. ייעוץ הוא מסמך שעומד בפני עצמו: חישוב לכל תהליך, השוואת כלים וביקורת על מה שקיים, כתוב כך שכל ספק או עובד אצלכם יוכל לבצע אותו. אם תבחרו לבצע איתנו, זה עובר לשירות אוטומציות לעסקים.
כמה עולה ייעוץ אוטומציה
מחיר קבוע למיפוי, בלי קשר לשאלה מי יבצע אחר כך.
₪3,200+ מע״מ, חד־פעמי
- ראיון של שעה וחצי ומיפוי התהליכים
- חישוב החזר השקעה לכל תהליך
- ביקורת על אוטומציות וחשבונות קיימים
- המלצת כלי עם נימוק
- תוכנית עבודה כתובה ושיחת מסירה
לשאלה ממוקדת אחת, למשל אם לעבור מכלי אחד לאחר, יש שעת ייעוץ בודדת ב-590 ₪ לפני מע״מ.
ייעוץ אוטומציה: שאלות נפוצות
מה ששואלים אותנו לפני שמתחילים מיפוי.
כמה עולה ייעוץ אוטומציה?
מיפוי מלא ותוכנית עבודה כתובה מתחילים ב-3,200 ₪ לפני מע״מ. זה כולל ראיון, חישוב החזר לכל תהליך, ביקורת על מה שכבר רץ אצלכם והמלצת כלי. לשאלה ממוקדת אחת, למשל אם לעבור מכלי אחד לאחר, יש שעת ייעוץ בודדת ב-590 ₪.
למה לשלם על ייעוץ ולא לבנות ישר?
כי הטעות היקרה היא לבנות את האוטומציה הלא נכונה. תהליך שחוזר פעמיים ביום לא יחזיר את ההקמה שלו שנה וחצי, ובחירת כלי שמתייקר עם הנפח מתגלה רק אחרי חצי שנה. אם יש לכם תהליך אחד פשוט וברור, באמת לא צריך ייעוץ, ואנחנו נגיד את זה.
אחרי הייעוץ אני מחויב לבצע איתכם?
לא. התוכנית כתובה כך שכל ספק או עובד אצלכם יוכל לבצע אותה, והיא שלכם מהרגע שנמסרה. חלק מהלקוחות מבצעים איתנו, חלק עם הפרילנסר שכבר עובד איתם וחלק בעצמם. ההמלצות לא תלויות בשאלה מי יבצע אותן.
כמה זמן לוקח המיפוי?
בין שבוע לשבועיים. יש ראיון אחד של שעה וחצי, ואחריו אנחנו עוברים על המערכות והחשבונות הקיימים. מה שמאריך הוא כמעט תמיד השגת גישה לחשבונות ישנים, במיוחד כשהם רשומים על שם מי שכבר לא עובד איתכם.
מה כדאי להכין לפני הראיון?
רשימה של פעולות שאתם עושים שוב ושוב, גם בלי לדעת כמה זמן הן לוקחות. גישה לכל חשבון אוטומציה שכבר קיים. והערכה גסה של נפחים: כמה פניות, הזמנות או חשבוניות בשבוע. אין צורך לתעד תהליכים מראש, את זה אנחנו עושים בראיון.
פרילנסר בנה לנו אוטומציות לפני שנתיים. אתם יכולים לבדוק אותן?
כן, וזה חלק מהייעוץ. אנחנו בודקים על שם מי החשבון, מה עדיין רץ, מה נכשל בלי התראה, ועל מה משלמים בלי להשתמש. צריך רק גישת צפייה לחשבון. הממצא הנפוץ ביותר אצלנו אינו תקלה אלא מנוי שמשלמים עליו עבור תרחישים שהופסקו מזמן.
Zapier או Make?
תלוי בשני דברים: נפח ומי מתחזק. Zapier פשוט יותר להתחלה ומתאים לכמה תרחישים קטנים, אבל המחיר שלו עולה מהר עם מספר הפעולות. Make זול יותר בנפח בינוני ומטפל טוב יותר בתנאים, בתמורה לעקומת לימוד תלולה יותר. לפעמים התשובה היא אף אחד מהם.
מה אם יתברר שלא כדאי לאטמט כלום?
תקבלו את התשובה הזו בכתב, עם החישוב שמאחוריה. זה קורה, בעיקר בעסקים קטנים שבהם הפעולות החוזרות מעטות. תשובה שלילית שעולה 3,200 ₪ זולה בהרבה מאוטומציות שעולות 8,000 ₪ בשנה ולא מחזירות את עצמן.
ייעוץ אוטומציה מתאים גם לעסק של אדם אחד?
כן, אם השעות קיימות. בעסק של אדם אחד החשבון בדרך כלל מצביע על תהליך אחד או שניים, ולא יותר. ראינו עצמאים שחסכו חמש שעות בשבוע מחיבור אחד בין טופס לחשבונית. הגודל של העסק פחות חשוב מכמות הפעולות שחוזרות.
איך יודעים כמה זמן באמת לוקחת פעולה?
מודדים שבוע, לא מעריכים. אנשים נוטים להעריך פעולה חוזרת בחצי מהזמן שהיא לוקחת בפועל, כי הם לא סופרים את החיפוש, את ההקשר ואת ההפרעה. שבוע של רישום פשוט בגיליון נותן מספר שאפשר לבנות עליו החלטה.
אפשר לבצע את התוכנית עם עובד שלנו?
כן, והיא נכתבת בדיוק בשביל האפשרות הזו. רוב הכלים שאנחנו ממליצים עליהם לא דורשים כתיבת קוד. אם יש אצלכם מי שיבצע, אנחנו מוסיפים שעת מסירה איתו, שבה עוברים על כל תרחיש ועל מה לבדוק כשמשהו לא עובד.
נתחיל מהמספר שמחליט.
שיחה קצרה שבה נבדוק אילו פעולות חוזרות אצלכם, והאם בכלל שווה לגעת בהן.